Política de Privacidad

En Kivox (operado por TecnoByte360, domiciliada en Colombia) respetamos tu privacidad. Esta política explica qué datos personales recopilamos, cómo los usamos, con quién los compartimos y qué derechos tienes sobre ellos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Colombia y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) cuando aplique.

1. ¿Qué es Kivox?

Kivox es una plataforma SaaS multi-tenant que permite a comercios y restaurantes recibir y responder mensajes de WhatsApp Business, Instagram Direct y chat web en un solo inbox, automatizar atención al cliente con inteligencia artificial y gestionar pedidos. Cada cliente (tenant) opera con sus propias cuentas conectadas; Kivox es el procesador técnico.

2. Datos que recopilamos

2.1 De los usuarios operadores (empleados del comercio)

• Nombre, correo electrónico, número de teléfono
• Rol, permisos y sede asignada
• Registros de actividad (login, acciones, IP, navegador)
• Configuración de doble factor de autenticación (TOTP)

2.2 De los clientes finales del comercio (consumidores)

• Nombre y número telefónico (cuando el cliente lo comparte vía WhatsApp)
• Instagram-Scoped ID (IGSID) y nombre de usuario público (cuando escribe por Instagram Direct)
• Foto de perfil pública
• Contenido de los mensajes intercambiados con el comercio
• Dirección de entrega, sede preferida y pedidos realizados
• Ubicación geográfica aproximada (solo si la comparte para entrega a domicilio)

2.3 Datos técnicos automáticos

• Logs de la API (requests, response codes, timestamps)
• Métricas de uso de IA (tokens consumidos, costos)
• Eventos de webhooks de Meta (WhatsApp Cloud API, Instagram Graph API) y Wompi (pagos)

3. Finalidad del tratamiento

Usamos los datos para:

• Operar el servicio de mensajería e inbox unificado del comercio
• Responder automáticamente con asistentes de IA cuando el comercio así lo configure
• Procesar pedidos, asignar domiciliarios y gestionar despachos
• Generar reportes y analítica interna del comercio
• Facturar al comercio (no al consumidor final) por el uso del SaaS
• Cumplir obligaciones legales y de seguridad

4. Base legal

El tratamiento se basa en: (a) el consentimiento que el cliente final otorga al iniciar conversación con el comercio por WhatsApp/Instagram, (b) la ejecución del contrato entre Kivox y el comercio (tenant), y (c) intereses legítimos para la seguridad y mejora del servicio.

5. Con quién compartimos datos

• Meta Platforms, Inc. — operador de WhatsApp Cloud API e Instagram Graph API
• Anthropic / OpenAI — modelos de IA usados para respuestas automáticas (sin reentrenamiento)
• Wompi (Bancolombia) — procesamiento de pagos cuando el comercio lo habilita
• Google Cloud / Maps — geocodificación y rutas de entrega
• TecnoByteApp — proveedor alterno de mensajería WhatsApp
• El comercio dueño del tenant — accede a las conversaciones de sus propios clientes

No vendemos datos personales a terceros. No usamos los datos para publicidad fuera de la plataforma.

6. Almacenamiento y retención

Los datos se almacenan en infraestructura cloud cifrados en tránsito (TLS) y con secretos cifrados en reposo. Las conversaciones se conservan mientras el comercio mantenga su cuenta activa o cumpla obligaciones legales (mínimo 2 años para transacciones, según normativa colombiana). Al cancelar la cuenta, los datos se eliminan en un plazo máximo de 90 días.

7. Tus derechos

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Acceder a tus datos
• Rectificarlos si son incorrectos
• Solicitar su eliminación (ver página de eliminación)
• Oponerte al tratamiento o revocar el consentimiento
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia

8. Datos de menores

Kivox no está dirigido a menores de 14 años. Si detectas que un menor está usando la plataforma sin autorización parental, contáctanos para eliminar sus datos.

9. Cookies

Usamos cookies estrictamente necesarias para autenticación (sesiones Laravel/Livewire). No usamos cookies de publicidad ni de tracking de terceros.

10. Cambios

Podemos actualizar esta política. La fecha de última actualización está en la parte superior. Cambios materiales serán notificados por correo a los administradores del tenant.

11. Contacto

Responsable del tratamiento: TecnoByte360
Correo: comercial@tecnobyte360.com
Sitio: https://kivox.co